Bewaarplicht e-mail

Op grond van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen hebben ondernemingen bewaarplicht voor diverse administratieve bescheiden. Onder deze (fiscale) bewaarplicht vallen ook zakelijke e-mails. Elke e-mail met betrekking tot een zakelijke overeenkomst moet worden bewaard. Denk aan e-mails met offertes, contracten en facturen. Een print-out van de bijlage of het opslaan van een bijlage is voor de belastingdienst niet voldoende. De bron (e-mail) moet in onaangetaste vorm worden bewaard en bij een controle binnen redelijke termijn kunnen worden getoond. Dat klinkt als een hele klus maar YourICT maakt het u graag gemakkelijk.

Automatisch gearchiveerd

Met YourMailArchiver gaat het opslaan en bewaren van alle oorspronkelijke e-mail automatisch. Naast de fiscaalrechtelijke bewaarplicht biedt YourMailArchiver meer gemak en voordelen. Het archief is snel te doorzoeken vanuit Outlook, ook in andere mailboxen, mits de gebruiker daar rechten op heeft. Zijn één of meerdere e-mail(s) verwijderd dan kan/kunnen deze worden teruggevonden in YourMailArchiver.

Voordelen:
  • Automatische e-mail archiveringsoplossing
  • Veilig en centraal archief
  • Minder belasting van de e-mail server
  • Snel en geavanceerd zoeken in archief
  • Mogelijkheid tot zoeken in meerdere mailboxen tegelijk
  • Geïntegreerd in Outlook
  • Compliant zijn met juridische eisen m.b.t. bewaren van e-mail
  • Een extra back-up van e-mail
  • Oude berichten zijn eenvoudig en snel vindbaar.
Twee varianten

YourMailArchiver bieden we aan in twee opties:

  1. YourMailArchiver bij u op locatie op een eigen (virtuele) server. Met deze optie maakt u een compleet archief van alle e-mails van alle gebruikers. Bij deze optie is een investering nodig in server hardware, een Microsoft server licentie en YourMailArchiver server met licenties voor elke gebruiker.
  2. Hosted YourMailArchiver is een YCloud oplossing per mailbox voor vast laag bedrag per maand. De Hosted YourMailArchiver is gehost in onze eigen YCloud omgeving in Nederland.

Wilt u meer van ons weten of uw bedrijfsproces bespreken; Wij komen graag langs voor een vrijblijvend gesprek. Bel 0345 – 622 223 of vul het contactformulier in.

 

Voor meer informatie over de bewaarplicht: http://www.dezaak.nl/943/bewaartermijnen-voor-zakelijke-documenten.htm