Veilig e-mailen

E-mail is, over het algemeen, een onveilig communicatiemiddel. Er wordt weinig gebruik gemaakt van encryptie. Dat komt hoofdzakelijk doordat men dit als lastig of omslachtig ervaart. Toch gebruiken we e-mail op grote schaal, voornamelijk als we documenten of andere bestanden willen delen.

Verder zijn clouddiensten, zoals WeTransfer en YouSendIt, populair voor het versturen van grote of gevoelige bestanden. Maar het gebruik van een publieke cloud, voldoet meestal niet aan de regels van de AVG (GDPR). Het is namelijk moeilijk aan te tonen waar de data wordt opgeslagen en wie het beheert, want deze bestanden verdwijnen onbeveiligd, hooguit encrypted, ergens in de cloud.

Eenvoudig te onderscheppen

email-onderscheptOverdracht van bestanden en e-mailbijlagen gebeurt dus vaak zonder encryptie. Dit betekent dat deze bestanden voor derden zichtbaar kunnen zijn. E-mail volgt, net als een traditionele brief, een hele route voordat deze bezorgd wordt. Welke route dat is en hoe goed de servers onderweg beveiligd zijn, daar heb je als verzender geen controle over. Daarom is encryptie belangrijk! Encryptie maakt een e-mail of bestand onleesbaar voor derden. E-mail versturen zonder encryptie is vergelijkbaar met het versturen van vertrouwelijke gegevens in een open envelop. Iedereen die de envelop in handen krijgt, kan ongemerkt de inhoud lezen.

Veilig e-mailen

Er zijn diverse oplossingen beschikbaar om encryptie toe te kunnen passen op e-mail en bestanden delen. Veel manieren zijn omslachtig en/of lastig toe te passen. De meest populaire oplossing van dit moment laat e-mailbijlagen automatisch ge-encrypt uploaden naar een cloudserver. De ontvanger krijgt een e-mail met de downloadlink en de digitale sleutel om het bestand automatisch te de-crypten. Dit uploaden gebeurt vaak al vanuit Outlook of een ander e-mail programma.

Probleem opgelost? Nog niet helemaal. Met encryptie voorkom je datalekken door malafide praktijken. Dit is een hele belangrijke en noodzakelijke eerste stap. De grootste oorzaak van datalekken zijn echter menselijke fouten. Van alle in 2017 gemelde datalekken kwam 47% voornamelijk doordat e-mail was verstuurd naar een verkeerde ontvanger.

Wie controleert de ontvanger?

voorkom_e-mail_naar_verkeerd_adresEen verkeerd getypt e-mailadres of bijvoorbeeld een verkeerd gekozen ontvanger uit de suggestielijst van Outlook, kleine vergissingen met potentieel grote gevolgen. Wat is uw reputatieschade als bekend wordt dat een hypotheekakte of de jaarcijfers van een klant naar een verkeerd adres zijn gestuurd? Voor belangrijke of gevoelige bijlagen is het dus van belang de ontvanger te valideren. De beste methode is een “tweetraps verificatie”. Dan bedoelen we niet eerst een e-mail met de bijlage en daar achteraan een e-mail met de sleutel om deze te openen. Systemen die dit aanbieden sturen de bijlage en de sleutel dan beide automatisch naar het verkeerde e-mailadres, een vals gevoel van veiligheid dus. Dat doen we met Linxi anders.

Eenvoudig én veilig, een zeldzame combinatie

In de ICT wereld staan veiligheid en gebruiksgemak meestal tegenover elkaar. Verhoging van het ene betekent doorgaans verlaging van het andere. Dat is wat Linxi bijzonder maakt. Linxi biedt maximale veiligheid voor het delen en versturen van bestanden maar is toch gemakkelijk in het gebruik.

Linxi

Verstuur veilig en eenvoudig e-mailbijlagen, gevoelige bestanden en grote bestanden. Door e-mails te versturen met Linxi minimaliseer je datalekken via e-mail. Bij het versturen met Linxi geef je niet alleen het e-mailadres op, maar ook het mobiele telefoonnummer van de ontvanger. Zo krijgt de ontvanger een e-mail met een downloadlink naar een versleutelde bijlage. De ontvanger kan de bijlage pas downloaden als de SMS-code is ingevoerd.

Met Linxi zorgen we ervoor dat uw organisatie e-mail als een communicatiemiddel kan blijven gebruiken. E-mail versturen met de veiligheidsnormen van vandaag, geheel in overeenstemming met de AVG/GDPR.

Linxi integreert rechtstreeks in Outlook. Dit heeft twee belangrijke voordelen voor uw organisatie:

  1. Er is geen aanvullende training vereist, omdat uw werknemers werken met hun vertrouwde Outlook-omgeving;
  2. We verstoren de bestaande werkprocessen niet en verbeteren zelfs de werkproductiviteit als het gaat om het verzenden of delen van bestanden.

Linxi biedt extra beveiliging, om te zorgen dat uw documenten veilig worden verzonden:

  • “Two-token authentication”; beveiligt al uw verstuurde documenten met een code. Deze code wordt verstuurd via SMS, naar de mobiele telefoon van de ontvanger. Zonder de code kunnen bijlagen niet worden gedownload. Zo voorkom je inzage in vertrouwelijke gegevens als per ongeluk de e-mail is verstuurd naar een verkeerd e-mailadres;
  • “End-to-end encryption”; versleutelt uw e-mailbijlagen.

Linxi hoeft niet voor elke e-mail gebruikt te worden maar alleen bij het versturen van gevoelige bijlagen. Uw werknemer kan Linxi gebruiken wanneer gewenst, eenvoudig vanuit Outlook.

Linxi_de_veiligste_e-mail_oplossingVoordelen van Linxi

  • Te delen bestanden staan op onze Linxi server in de veilige YCloud omgeving van YourICT;
  • De bestanden zijn extra beveiligd omdat zij versleuteld worden opgeslagen (encryptie);
  • De downloadlink werk alleen na invullen van de code die per SMS is verzonden;
  • Personen buiten de organisatie kunnen worden uitgenodigd om bestanden via Linxi veilig naar u te versturen;
  • Het delen of versturen van grote bestanden is mogelijk, geen extra Cloud diensten nodig;
  • Zelf controle houden over de data, u weet waar de data staat.

Veilig en praktisch

Werken met Linxi is veilig en praktisch. Ten eerste kan Linxi als plug-in worden geïntegreerd voor zowel Mac- als Windowsgebruikers. U stelt uw e-mail met bijlagen op zoals u gewend bent in uw normale e-mail client, bijvoorbeeld Outlook. Het Linxi venster opent zich op het moment dat u wilt gaan verzenden. De unieke downloadlink wordt automatisch gegenereerd. Daarna geeft u het mobiele nummer op van de ontvanger, evenals een maximaal aantal keer dat een bestand kan worden gedownload en de maximale tijd dat een download beschikbaar is. Ook kan een Linxi gebruiker niet alleen bestanden versturen, hij of zij kan tevens een uitnodiging sturen om een bestand via Linxi aangeleverd te krijgen.